ICカード社員証の作成・発注ガイド｜規格確認と発行方式

ICカード社員証の発注は「3つの確定」から始まる

ICカード社員証の発注は、①読み取り機が対応するIC規格、②カードIDの受け渡し方法、③券面の可変項目とデータ形式——この3点を社内で確定させてから見積依頼に進むと、手戻りがほとんど起きません。

発注の準備というと、まずデザインから考える方が多いのですが、ICカードに関しては順序が逆です。券面のレイアウトや色味は後から調整がききます。一方で、チップの規格を取り違えたまま製造してしまうと、出来上がったカードが既存のリーダーで読めず、全数を作り直すことになります。逆に言えば、この3点さえ固まっていれば、その先の相談は一気に進みます。そして3点が固まったら、次に決めるのは「どう作るか」です。ICカード社員証には発行方式が2通りあり、発行枚数とその後の発行ペースによって選ぶ道が変わります。以下、順に見ていきます。

確定①：読み取り機が対応するIC規格を特定する

最初に確認すべきは、いま社内で使っているカードリーダーがどの規格に対応しているかです。非接触ICカードの代表的な規格であるFeliCa（フェリカ）とMifare（マイフェア）には互換性がなく、リーダー側が対応していない規格のカードは読み取れません。

ここで見落とされやすいのが、新しい社員証に持たせたい機能が1つとは限らないという点です。入退室管理に加えて、勤怠打刻、複合機のログイン認証、社員食堂の決済といったように、1枚に複数のシステムを担わせるケースは珍しくありません。そして、それぞれの読み取り機が同じ規格でそろっているとは限りません。入退室のリーダーに合わせて仕様を決めたものの、届いたカードが複合機では認証できなかった——そうしたことが起こるのは、対象になる読み取り機の一部を洗い出し漏れた場合です。

まずは新しい社員証で使う機能をすべて洗い出し、それぞれの読み取り機の対応規格を突き合わせてください。確認先は、入退室管理システムや勤怠システムを納入したベンダー、あるいは社内の情報システム部門です。入退室用など、社員証とは別のICカードをすでに使っている場合は、その現物と品番をベンダーに伝えると、チップの種別を特定してもらえることが多いはずです。新たにシステムごと導入する場合は、システム会社が推奨する規格に合わせてカードの仕様を決めます。

規格そのものの仕組みや違いについては、別の記事で詳しく解説しています。

参考：ICカードとは？仕組み・規格・磁気カードとの違いを製造視点で解説

確定②：カードIDの受け渡し方法を決める

ICカードには製造段階でチップ固有のIDが割り振られています。このIDと社員をどう紐付けるかを先に決めておかないと、カードが届いてからシステムへの登録作業で止まってしまいます。

運用の方法は大きく2つに分かれます。

ひとつは、チップ固有のIDをそのまま社員情報と紐付けて管理する方法です。FeliCaではIDm、MifareではUIDと呼ばれる番号がこれにあたります。この方式を取る場合は、発注時に「カードごとの固有IDの一覧データ」を納品してもらえるよう依頼しておきます。いわゆるIDｍリストやUIDリストです。このとき、券面に印字した社員番号や通し番号と対応した形で受け取れるかどうかが実務上の分かれ目になります。対応関係が取れていれば、システムへの登録は一括で処理できます。指定を忘れると、届いたカードを1枚ずつリーダーにかざして手作業で登録する羽目になり、枚数が多いほど負担が膨らみます。

もうひとつは、チップ内のメモリ領域に社員番号や権限情報などの独自データを書き込む方法です。この場合は、書き込む内容・データのフォーマット・鍵の仕様をまとめた資料がシステム側から必要になります。どちらの方式になるかはシステムの仕様で決まるため、「カードに独自データの書き込みが必要かどうか」をベンダーに確認したうえで、発注時に伝えてください。

確定③：券面の可変項目と名簿データの形式を決める

氏名・社員番号・顔写真のように1枚ごとに内容が変わる情報は、印刷ではなく印字（バリアブル加工）で入れます。 会社ロゴや裏面の注意書き、問い合わせ先といった全員共通の情報はあらかじめ印刷しておき、個人ごとの情報を後から印字する——この工程の切り分けを理解しておくと、準備すべきデータが見えてきます。

準備するのは、可変項目をまとめた名簿データと、顔写真の画像ファイルです。ここで詰まりやすいのが、両者の紐付けルールです。顔写真のファイル名を社員番号に統一しておくのか、名簿に画像ファイル名の列を持たせるのか。この取り決めが曖昧なまま数百名分のデータを集めてしまうと、あとから照合し直すことになります。

顔写真そのものにも注意点があります。撮影時期や撮影者がばらばらだと、背景の色や顔の大きさが1枚ごとに違ってしまい、並べたときの印象が揃いません。カードの写真枠に対する比率と背景の条件を先に決めて、社内に周知しておくのが確実です。氏名についても、旧字体や外字が含まれる場合は早めに共有してください。どう表示するかの判断が必要になります。

券面に載せる項目そのものも、この段階で絞り込んでおきましょう。部署名や役職を入れると一見わかりやすくなりますが、異動のたびに作り直しが発生します。券面に載せる情報は「変わらないもの」に寄せておくと運用が軽くなり、所属や権限のように変動する情報は、システム側の設定で持たせるほうが扱いやすい場合が多いはずです。

名簿には社員の氏名や顔写真といった個人情報が含まれます。そのため、発注先が個人情報を扱う体制を備えているかは確認しておきたい点です。カードマーケットを運営するカーディナル株式会社は、プライバシーマーク（登録番号20001570）の認定を受けており、製造は国内の自社工場で一貫して行っています。納品後に預かった名簿データの保管期間や破棄のルールについても、あらかじめ取り決めたうえで進められます。

参考：バリアブル印刷（可変印刷）とは？顔写真・氏名・番号入りカードへの活用ガイド

発行方式の分かれ道——ベースカードか、白無地カードへの再転写か

ICカードはチップを内部に封入した構造のため、素材や厚みで迷う場面はほとんどありません。代わりに考えることになるのが、券面をどう作るかです。方法は大きく2通りに分かれます。共通デザインを印刷したベースカードを先に作っておく方式と、白無地のICカードに1枚ずつ再転写加工で発行する方式です。

ベースカード方式は、社員数が多く、初回に一定量をまとめて発行する会社で選ばれます。共通デザインだけを印刷したカードを先に作っておき、入社のたびに氏名・社員番号・顔写真を印字していきます。印刷工程を毎回踏まないため、追加分の工程と期間を短くできます。

この方式のもうひとつの利点が、券面の共通部分をオフセットなどの大型印刷機で刷れることです。会社ロゴのコーポレートカラーを特色で正確に再現したり、細かな地紋を精細に表現したりといったことができ、仕上がりがきれいに揃います。1枚ずつプリンタで出力する方式に比べて、券面デザインの再現性で有利になる場面です。なお、氏名や顔写真といった個人情報の印字については、ベースカード方式でも再転写などの専用プリンタで行います。共通部分は大型印刷機、可変部分は専用プリンタという役割分担だと考えると分かりやすいはずです。

白無地カードへの再転写方式は、発行枚数が数十枚から数百枚程度の場合や、採用のたびに少人数ずつ発行していく運用で選ばれます。カード専用のプリンタで券面全体を1枚ずつ出力するため、必要な枚数だけをその都度発行できるのが利点です。再転写はフィルムにいったん印刷してからカードへ転写する方式で、チップを内蔵して表面にわずかな凹凸があるICカードでも、フチまで印刷しやすいという特徴があります。一方で、券面の共通部分もプリンタ出力になるため、特色の再現や精細な地紋といった表現では、オフセットで刷るベースカード方式に一歩譲ります。

枚数の線引きに決まった基準はありません。 初回はまとめて作り、その後の少人数の追加は再転写で対応するといった組み合わせも考えられます。判断材料になるのは、初回の枚数だけでなく、その後どのくらいのペースで発行が発生するかです。券面の仕上がりや加工の相性もあわせて見る必要がありますので、想定枚数と発行ペースをお伝えいただければ、適した方式をご提案します。

既存の社員証から切り替えるときの進め方

ICカード社員証の案件は、その多くが「いまある社員証からの切り替え」です。そして切り替えでつまずくのは、たいていカードそのものではなく段取りのほうです。新しいカードを配り終え、古いカードを止めるまでの流れを、発注と同時に描いておくと、現場の混乱を避けられます。

まず決めるのが、全員を一斉に切り替えるか、部署や拠点ごとに順次切り替えるかです。一斉のほうが管理はすっきりしますが、顔写真の提出が遅れる部署がひとつあるだけで全体が止まります。順次であれば止まりませんが、移行期間が長くなります。少人数ずつ発行できる再転写方式は、この順次切り替えと相性のよい進め方です。

次に、古いカードをいつ止めるかです。ここで押さえておきたいのは、カードを物理的に回収することと、システム上で使えなくすることは別だという点です。回収は思ったほど集まりません。全員から回収できる前提で計画を立てるのではなく、システム側で旧カードを失効させる日を先に決めておき、回収はそれとは切り離して進めるほうが現実的です。失効日の設定は情報システム部門やベンダーの作業になりますので、カードの納品日と合わせて早めに共有してください。

移行期間中は、新旧のカードが社内に併存します。旧カードが磁気やバーコードだった場合、リーダー側で両方を受け付ける期間を設けるのか、切り替え日で一斉に止めるのか。この判断も、発注前に情報システム部門と握っておきたい点です。

そしてもう一つ。必要時期は「納品日」ではなく「配布し終える日」から逆算してください。 拠点が複数ある会社では、届いたカードを仕分けて各拠点に送り、配布し、旧カードを止めるまでに、思いのほか日数がかかります。ここを見込まずに納品日だけを決めると、切り替え当日に間に合わない部署が出てきます。

なお、既存カードのチップ種別が社内で分からなくなっているケースもよくあります。その場合は、現物の確認から始めるのが早道です。デザインデータが残っていない場合も、現物をもとにご相談いただけます。

追加発行をどう回すか

社員証が一度きりの発注で終わることは、まずありません。中途採用や紛失による再発行が、不定期に、しかも少人数ずつ発生します。発注の段階で「次の1枚」をどう出すかまで決めておくと、あとの手間がまったく変わってきます。

ベースカード方式を選んだ場合は、預けてあるベースカードに印字するだけで発行できます。カードマーケットでは、製造済みのベースカードを前回発注から原則2年間、無料でお預かりしています。お預かりを利用すれば社内にカードを置かずに済むため、中途採用の見通しが立てにくい会社ほど使い勝手のよい仕組みです。ICカード社員証では、この効果がとりわけ大きく出ます。チップの調達やエンコードの工程が加わる分、都度ゼロから作ると相応の期間がかかるためです。

再転写方式の場合は、必要になった分だけを都度発行します。数枚単位での発行にも対応できるため、少人数ずつ採用が続く会社に向いた進め方です。

このとき確認しておきたいのが、発行に使う白無地カードを誰が在庫するのかという点です。まとまった数の白無地カードをあらかじめ購入して自社で保有するのか、発注先の在庫から都度発行してもらうのかで、社内に生じる手間が変わります。カードマーケットでは、白無地のICカードは当社で在庫し、発行のたびにそこから使う運用にしています。お客様の側で事前に買い取って在庫を抱えていただく必要はありません。以前、この点を理由に発注先を切り替えていただいたこともありました。カードの保管場所と管理の手間を社内に持ち込まずに済むかどうかは、少しずつ発行を続ける運用では思いのほか効いてきます。

ベースカードを持つ場合には、カードをどこで保管するかもあわせて決めておきたい点です。ICチップ入りのベースカードは、券面が真っさらであっても、チップとしては実在するカードです。どこに、何枚、誰が管理するのかを決めずに手元へ置くと、管理の穴になりかねません。預かり保管を使うか自社に置くかを含めて、総務と情報システムの双方で線を引いておくと安心です。

発注スケジュールの組み方

ICカードをベースカードから製造する場合は、他のカードに比べて工程が多く、通常の倍以上の期間を見込んでおく必要があります。プラスチックカードは乾燥や冷却に時間を要するため、標準的な納期でも2週間程度からが目安です。そこにチップの埋め込みとエンコードが加わると、さらに日数がかかると考えてください。

ただし、白無地カードへの再転写で発行する場合は事情が変わります。カードマーケットでは白無地のICカードを自社で在庫しているため、ご希望の規格の在庫があれば、カードを一から製造する工程を挟まずに発行から進められます。 数名分だけ急ぎで必要になったときに効いてくる部分です。

ベースカード方式で券面を印刷する場合、色味を事前に確かめたいときは本機校正を依頼できます。量産と同じ製造ラインで校正サンプルを作る方法で、紙の校正では再現しきれないプラスチックの色味や質感まで確認できます。ただし本番と同じ工程を通す分、依頼する場合は4〜5週間ほどの期間を見ておく必要があります。必須の工程ではありませんので、スケジュールと確認したい精度を天秤にかけて判断してください。

もうひとつ、全数を製造する前に、実際のリーダーで読み取れるかをテストカードで確認する手順を挟んでおくと確実です。規格の確認に抜けがあった場合も、この段階なら軌道修正がききます。

4月入社に合わせて社員証を用意するなら、これらを逆算して前年のうちに動き出すことになります。名簿と顔写真の収集にも思いのほか時間がかかるため、社内の締切は製造の締切より前倒しで設定しておくのが現実的です。

発注前チェックリスト

見積依頼の前に、以下が埋まっているかを確認してみてください。

FAQ：よくある質問

Q. FeliCaとMifareのどちらを選べばよいですか？

A. 既存のリーダーが対応している規格に合わせるのが原則です。互換性がないため、こちらで選べる余地は基本的にありません。システムごと新規に導入する場合は、システム会社の推奨規格に従って決めてください。

Q. カードのUID（固有ID）の一覧はもらえますか？

A. 発注時にご相談いただければ対応可能です。券面の社員番号や通し番号と対応した形でお渡しできると登録作業が楽になりますので、どの情報と紐付けたいかもあわせてお知らせください。

Q. 既存の社員証と同じ仕様で追加製作できますか？

A. 既存カードのチップ種別が特定できれば可能です。現物と品番、リーダーの仕様をご確認のうえご相談ください。デザインデータが残っていない場合も、現物からの再製作をご相談いただけます。

Q. 数十枚程度でもICカード社員証は作れますか？

A. 作れます。その規模では、白無地のICカードに再転写加工で1枚ずつ発行する方法が選ばれることが多く、必要な枚数だけを発行できます。券面の仕上がりや加工のご要望によって適した方式が変わりますので、想定枚数とあわせてご相談ください。

Q. 白無地のカードを事前に購入して、社内に在庫しておく必要はありますか？

A. 必要ありません。カードマーケットでは白無地のICカードを当社で在庫し、発行のたびにそこから使用します。お客様に事前に買い取っていただく運用は取っていませんので、保管場所や在庫管理の手間が社内で発生しません。

Q. 中途入社の数名分だけ追加で作ることはできますか？

A. できます。ベースカードをお預かりしている場合は印字工程のみで対応でき、再転写方式であれば必要な枚数だけを都度発行します。いずれの場合も少数の追加発行にお気軽にご相談ください。

Q. 顔写真のデータはどのように用意すればよいですか？

A. 名簿と対応が取れるファイル名で、カードの写真枠に合う比率・解像度でご用意いただくのが基本です。背景や顔の大きさの条件を社内で統一しておくと、仕上がりの印象が揃います。具体的な仕様は事前にご相談ください。

まとめ

ICカード社員証の発注は、読み取り機が対応するIC規格、カードIDの受け渡し方法、券面の可変項目とデータ形式という3点を先に固めることで、大半の手戻りを防げます。そのうえで決めるのが発行方式です。初回にまとまった枚数を発行するならベースカードを作って追加分は印字だけで回す方法があり、少人数ずつ発行を続けるなら白無地カードへの再転写で必要な分だけ発行する方法があります。 どちらになるかは初回の枚数だけで決まるものではなく、その後の発行ペースや券面の仕上がりへのご希望もあわせて見ていくことになります。そして既存カードからの切り替えでは、配り終えて旧カードを止めるまでの段取りが、カードの仕様と同じくらい成否を左右します。

少しずつ発行を続ける運用であれば、白無地カードの在庫を社内に抱えずに進められるかどうかも、発注先に確認しておきたい点です。

規格の確認先やデータの整え方、発行方式の選び方は、社員数や採用のペース、切り替えの進め方によって最適解が変わります。仕様が固まりきっていない段階でも構いませんので、現在お使いのシステムと想定枚数、配布したい時期をお知らせいただければ、進め方からご提案します。

ICカード社員証の製作はカードマーケット（カーディナル株式会社）へご相談ください

社員証のIC化や、既存の社員証からの切り替え・追加発行をご検討中の総務・情報システムご担当の方は、ぜひカードマーケットへご相談ください。

カーディナル株式会社は、創業50年以上・国内自社工場を持つプラスチックカード製造の専門メーカーです。長年の経験と技術の積み重ねを背景に、取引社数7,000社以上の実績を持ち、会員証・診察券・社員証・イベントパスなど、あらゆる用途のカードに対応しています。「どんな仕様にすればいいかわからない」「小ロットでも対応してほしい」といったお悩みにも、専門スタッフが丁寧にご提案いたします。品質管理体制や製造工程については、【品質へのこだわり】のページで詳しくご紹介しています。

参考：カーディナルの品質へのこだわり