社員証とは？入館証との違いや発行のメリットを解説
- 2025.11.13
企業活動の現場で当たり前のように使われている「社員証」。単なる身分証明書にとどまらず、セキュリティや業務効率、組織文化の形成にまで関わる重要な存在です。
本記事では、社員証の概要と役割、入館証との違い、導入によるメリットや注意点についてわかりやすく解説します。
社員証とは？入館証との違いについて
社員証には、以下のような情報が一般的に記載されます。
・氏名
・顔写真
・社員番号
・所属部署・役職
・会社名・ロゴ
下記は本人確認のために欠かせない項目であり、紛失時やトラブル時のリスク管理にも直結します。物理的なプラスチックカードが多いですが、近年はスマートフォンやクラウドを利用したデジタル社員証の普及も進んでいます。
入館証は、特定施設や区画へのアクセス権を付与するためのカードで、目的は「場所のセキュリティ確保」に特化しています。社員だけでなく、来訪者・協力会社・工事業者など外部の人にも一時的に発行されることが多く、個人の組織所属や身分証明までは担いません。
社員証として使えるIDカードの種類や選び方をまとめています。
導入をご検討中の方はこちらからどうぞ。
社員証の発行メリット
社員証を整備すると、セキュリティ・組織文化の強化などのメリットがあります。
セキュリティの強化
・なりすましの防止
社員証には顔写真や氏名、社員番号が載っているため、「本人であるかどうか」が一目で確認できます。これにより、外部の人が社員を装ってオフィスに入るリスクを防げます。
・権限の段階付け
社員証にICチップや磁気ストライプを搭載することで、個人ごとにアクセス権限を設定することができます。たとえば、部署や役職に応じて「入れる部屋」「操作できる機器」を制限するなど、セキュリティ管理の強化につながります。
・ログの可視化
ICカードタイプであれば社員証をかざすたびに、「誰が・いつ・どこに入ったか」の履歴が自動で残ります。万が一トラブルや情報漏洩があった場合も、ログを確認して原因を特定しやすくなります。
帰属意識の向上
統一デザインの社員証を携帯する行為は、心理的な自社の一員である認知を高めます。商談や現場対応時に社員証を見せるだけでも、取引先や来訪者へ与える信頼感が変わります。社内的にも、部署横断のコミュニケーションが促進され、チームの一体感を醸成します。
社員証の種類と機能
社員証には、プラスチックカード、ICカード、デジタルなど複数の形態があります。セキュリティ要件、利用シーン、更新頻度、コスト制約に合わせて組み合わせを検討しましょう。
また近年はICチップ内蔵やプラスチック素材のカードを採用する企業が増加しています。オリジナルカード・プラスチックカード作成・印刷サービスを提供する「カーディナル」では、社員証・会員証・学生証など多用途の要件に対応可能です。
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社員証の種類
・顔写真付きプラスチックカード
一番よく使われるタイプです。名前と顔写真が印刷されているので、受付や来客対応の場面でも「この人が社員である」とすぐに確認できます。
・バーコード・QRコード付きカード
カードに印刷されたバーコードやQRを読み取って使うタイプです。社員証としてだけでなく、在庫管理や図書館での本の貸し出し、備品の利用管理などにも応用できます。
・磁気ストライプカード
裏面に黒い帯が付いているタイプで、既存の磁気カード対応システムをそのまま使いたい企業で採用されます。古いビル設備や勤怠システムとの互換性が強みです。
・デジタル社員証
カードを持たずに、スマホアプリを社員証として利用するタイプです。物理カードの紛失リスクを減らし、クラウド管理との相性も良いため近年導入が広がっています。
・ICカード
内蔵されたICチップを活用することにより、出退勤管理、扉の開閉、複合機の使用など、単に身分を証明するだけのものではなく、幅広い用途で使用することができます。加えて、様々なセキュリティの向上にもつながります。
最新社員証技術とセキュリティ対策
・モバイルID（スマホ社員証）
スマートフォンを社員証にする技術です。顔認証や指紋認証と組み合わせることで、より強固な本人確認が可能になります。
・クラウドID管理
社員証をオフィスの入退室管理だけでなく、パソコンやWebシステムのログインにも使える仕組みです。1つのIDで物理・デジタルの両面を管理でき、セキュリティ監査にも役立ちます。
・来訪者管理システムとの連携
ゲストに渡す入館証も、発行から返却までをデジタルで管理できるようになります。紙の貸出管理よりも安全で、対応の手間も減らせます。
・偽造防止の工夫
UVインクやホログラム、細かい文字を使った印刷で、見た目から偽造を防ぐ技術も広がっています。
社員証の発行・管理に関する注意点
社員証は導入がゴールではありません。発行→利用→回収を滞りなく回す運用設計があって初めて、セキュリティと効率化が成立します。コスト、紛失、ルール整備の3点をまず押さえましょう。
なお、コストやリスクの説明のあとで触れますが、発行や管理を外部に任せることで手間やコストを削減する選択肢も有効です。カーディナルなら、企業ごとの要望に合わせた社員証のオリジナル作成・印刷が可能です。
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発行にかかる手間とコスト
社員証を作るには、申請 → 本人確認 → デザイン → 印刷 → 配布 → 記録更新という工程が必要です。新入社員の入社時、中途採用の追加発行、破損や紛失による再発行など、1年を通じてさまざまなタイミングで発行業務が発生します。
主なコスト項目
・カード素材や印刷費
・専用プリンタやインクなどの消耗品費
・担当者の工数（準備・確認作業）
・システムとの連携費用
コスト削減の工夫
・デザインをテンプレート化して工数を減らす
・一定枚数をまとめて発行して効率化する
紛失や盗難のリスクと対策
社員証は毎日社員が持ち歩くため、紛失や盗難は必ず起こるものと考えて対策を立てておく必要があります。また、社員証には「顔写真・番号・所属情報」といった個人情報が含まれます。そのため、SNSにアップする、コピーを個人利用する、といった行為は禁止であることを繰り返し周知しましょう。
紛失時の基本フロー例
1. 紛失を発見したらすぐに会社へ申告
2. 入退室やシステムログインの権限を即時失効
3. 再発行手続き（本人確認・費用負担・再発行期限を明確化）
運用ルールの例
・出退勤時に社員証を必ず確認する
・社員証は首から下げる、あるいは決められたケースに入れる
・保管方法をマニュアル化して全社員に徹底する
管理ルールと個人情報保護法
社員証を安全に使うためには、まず「誰が管理するのか」をはっきり決めることが重要です。発行・更新・廃止・回収といった一連の流れをルール化し、責任者を明確にしておくとトラブルが起きにくくなります。
また、社員証の利用記録（入退室ログやシステムログ）を定期的にチェックして、実際の台帳と突き合わせられる体制を作ると安心です。
個人情報保護法の観点からも以下の点には注意が必要です。
・どんな目的で社員証を発行するのかを明確にする
・必要最低限の情報だけを載せる
・安全に保管し、外部への提供ルールを定める
・使用が終わった社員証は適切に廃棄する
古いカードはシュレッダーのように物理的に裁断したり、ICチップを無効化したりして、情報が悪用されないようにしましょう。
社員証の作成方法とプロセス
社員証は「作って終わり」ではなく、運用までを含めたプロセス設計が大切です。自社で作る場合も外部に依頼する場合も、以下の流れで進めるとスムーズです。
1. 必要な情報を整理
氏名、顔写真、社員番号、所属、役職、有効期限、緊急連絡先などをリストアップします。
2. デザインとフォーマットを決定
名前が読みやすいか、会社のロゴやブランドカラーが反映されているかなど、デザイン面を整えます。
3. セキュリティ仕様を選定
ICカードの種類（MIFARE/FeliCaなど）や、バーコード・QRコード、偽造防止印刷をどう組み込むかを決めます。
4. 印刷・封入・配布
印刷後は本人確認と突き合わせ、受け取りサインをもらい、台帳を更新して記録を残します。
5. 運用ルールの整備
紛失時の再発行、退職時の回収、人事異動に伴う権限変更など、運用フェーズで必要なルールを策定します。
外部の発行サービスを利用すれば、短納期で高品質な社員証を安定的に作成できます。担当者の手間を大幅に減らせるので、効率性と安全性を両立したい企業には特におすすめです。
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社員証の活用事例
・製造業
工場エリアごとに入退室を制限。さらに、社員証を使って部品やロッカーの利用管理まで一元化。
・IT・コンサル業界
顧客先での信頼感を高めるために社員証を提示。システム連携で退職当日にすべてのアカウントを無効化できる仕組みを導入。
・医療・教育機関
患者や学生に安心感を与えるため、職種や資格ごとに色分けしたカードを採用。現場での本人確認がスムーズになり、安全性も向上。
・小売・多店舗展開企業
店舗間の人事異動が多い企業では、スマホ社員証を導入。異動後のログイン設定や勤怠管理をすぐに切り替えられるように。
どの業界でも共通しているのは、社員証が「身分証明」だけでなく、業務やシステムをつなぐ役割があるという点です。
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まとめ｜社員証制作ならカーディナルへ
社員証は、セキュリティの強化・業務効率の改善・信頼と一体感の醸成という三位一体の効果をもたらします。デザインや素材、IC/デジタルの仕様、そして運用ルールまでを“面”で最適化することが成功の鍵です。
自社ですべてを賄うと、申請/印刷/配布/再発行/回収などの事務が重くなりがちです。自社での発行・管理には手間もかかりますが、発行代行サービスを利用すれば効率的に導入できます。具体的な導入相談やお見積もりは、ぜひお問い合わせください。
お問い合わせ
https://cardmarket.jp/contact/
本文中で触れた社員証・プラスチックカードの作成/印刷サービス
https://cardmarket.jp/article/variations/11-id-card/
