資格証・認定証の作成｜紙とカードの選び分け

資格証や認定証を発行することになったとき、最初に迷うのは「何で作るか」ではないでしょうか。賞状のような紙にするのか、パウチ加工した紙のカードにするのか、それともプラスチックカードにするのか。見た目の印象で決めてしまいがちですが、実際に適した形式を分けているのは、発行したあとにその証明書がどう扱われるかです。

この記事では、資格証・認定証に必ず入れる項目と、紙・パウチ・プラスチックカードの選び分け、そしてカードで作ると決めたあとに何が決まっていくのかを解説します。

携帯して見せるものか、掲示して残すものか

資格証・認定証をどの形式で作るかは、その証明書が持ち歩かれて人に見せられるものなのか、掲示・保管されるものなのかを先に見極めると、ほとんど迷わずに済みます。

現場で提示して資格を示す、受付で本人確認に使う、取引先に見せる——こうした使われ方をするなら、財布やカードホルダーに入る大きさで、繰り返し出し入れしても傷まない形式が必要になります。一方、事務所の壁に掲示する、取得の記念として保管してもらう、額に入れて飾るという使われ方なら、大きく見栄えのする紙の賞状のほうが目的に合っています。

同じ「認定証」という名前でも、この2通りでは求められるものがまったく違います。どちらの使われ方が主になるのかを先に決めておくと、以降の仕様の議論が短くなります。

資格証・認定証に必ず入れる項目

形式にかかわらず、資格証・認定証には次の項目を入れておくのが基本です。

• 資格・認定の名称（正式名称。略称を併記する場合は正式名称を主に）
• 取得者の氏名
• 発行日
• 有効期限（期限を設ける制度の場合）
• 発行団体名・ロゴ
• 認証番号・登録番号
• 顔写真（本人確認に使う場合）

このうち後半の4つは、あとの工程に影響します。有効期限は更新運用の設計に、認証番号と顔写真は1枚ごとに内容を変える加工の要否に、それぞれ直結するためです。

とくに認証番号は、あとから体系を変えるのが難しい項目です。1から順に振る連番にするのか、取得年度や講座区分を織り込んだ番号にするのか、既存の名簿の番号をそのまま使うのか。ここを最初に決めておかないと、2回目以降の発行で番号の付け方に困ることになります。

紙の賞状、パウチ、プラスチックカード

資格証・認定証でよく使われるのは、紙の賞状形式、パウチ加工した紙のカード形式、そしてプラスチックカード形式です。

どれかひとつを選ぶというより、「携帯するか、掲示するか」で紙かカードかがまず分かれ、カード寄りの中でパウチかプラスチックかが発行の続き方と使用期間で分かれる、という順番で考えると整理しやすくなります。次の章では、プラスチックカードで作ると決めたあとに何が決まるのかを見ていきます。

カードで作ると決めたあと、次に決まること

プラスチックカードで作ると決めたあと、仕様の議論を大きく左右するのは次の2点です。

①全員同じ券面か、1枚ごとに違う情報を入れるか

氏名も番号も入れず、資格名と発行団体だけの共通デザインにするなら、一般的なカード印刷で完結します。一方、氏名・認証番号・有効期限といった1枚ごとに異なる情報を入れるならバリアブル加工が必要になり、用意するデータの形も変わります。名簿をExcelなどの一覧にまとめて渡す前提で準備を進めることになります。

参考：バリアブル印刷（可変印刷）とは？

②顔写真を入れるか

顔写真は、券面のレイアウトだけでなく、データの受け渡しや管理の手間にも影響します。判断の仕方は次の章で扱います。

この2点が決まると、素材・厚み・加工の選択肢はかなり絞り込めます。素材ごとの違いやデザインテンプレート、実際の製作事例は、資格証・認定証の用途ページにまとめてあります。

参考：資格証・認定証

また、有効期限のある制度や、合格者・修了者が出るたびに発行が続く制度では、初回の仕様よりも2回目以降をどう回すかのほうが運用の負担を左右します。有効期限の持たせ方と追加発行の設計については別記事で解説しています。

参考：認定証・資格証カードの更新と追加発行

顔写真を入れるか、入れないか

顔写真は「入れたほうが立派に見える」という理由で選ばれることがありますが、判断の軸は見栄えではありません。

提示された相手が、その場で本人かどうかを照合する必要があるか。 これが分かれ目です。現場の入場管理や、作業資格の確認のように、係員が顔と券面を突き合わせる運用なら顔写真は必要です。逆に、講座の修了を示す、社内制度の認定を示すといった用途では、氏名と番号があれば足りることがほとんどです。

当社にいただくご相談でも、近年は顔写真を入れない構成を選ばれるケースが増えています。個人情報の取り扱いをできるだけ増やしたくないという事情に加えて、写真の提出・差し替えを取得者ごとに管理する手間が、発行のたびに効いてくるためです。顔写真を入れると、更新のたびに写真を再提出してもらうかどうかという判断も発生します。

もっとも、顔写真が必要な制度で無理に省く必要はありません。顔写真・氏名・認証番号といった個人情報を含むカードの製造は、当社ではすべて国内の自社工場で完結しており、プライバシーマークを取得した体制のもとで扱っています。

FAQ：よくある質問

Q. 紙の賞状とプラスチックカードの両方を渡すことはできますか？

A. できます。授与の場で渡す賞状と、日常的に携帯するカードを別々に発行する運用は珍しくありません。この場合、カード側は携帯性を優先した仕様にし、記念性は賞状側に持たせるという役割分担で考えると設計しやすくなります。

Q.  顔写真なしの資格証カードでも、氏名や番号は入れられますか？

A. 入れられます。顔写真の有無と、氏名・番号を1枚ごとに変えられるかどうかは別の話です。顔写真なしで氏名と認証番号だけを1枚ごとに印字する構成は、資格証・認定証で多く選ばれています。

Q. 認証番号は、既存の名簿の番号をそのまま使えますか？

A. 使えます。1から順に振る連番でも、取得年度や区分を含んだ既存の番号体系でも対応できます。名簿の一覧に番号の列を用意していただければ、そのまま印字できます。

Q. 環境に配慮した素材で作ることはできますか？

A. できます。リサイクルPVCやPET-Gなど、環境に配慮した素材の選択肢があります。素材によって質感や印刷の乗り方が変わるため、実物のサンプルでご確認ください。

まとめ

資格証・認定証の形式は、掲示・保管が主なら紙の賞状、携帯して提示するならプラスチックカードというように、発行したあとの使われ方から考えると迷いが減ります。そのうえでカードを選んだ場合は、1枚ごとに違う情報を入れるかどうかと、顔写真を入れるかどうかの2点が、以降の仕様をほぼ決めていきます。

顔写真については、見栄えではなく「その場で本人照合が必要か」で判断してください。必要のない制度で顔写真を入れると、初回よりも2回目以降の運用が重くなります。ここまで決まれば、あとは素材と加工を選ぶ段階です。実物を見ながら決めるほうが早いため、早めに専門メーカーへ相談することをおすすめします。

プラスチックカードの製作はカードマーケット（カーディナル株式会社）へご相談ください

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参考：カーディナルの品質へのこだわり