認定証・資格証カードの更新と追加発行

認定証や資格証をカードで発行している団体では、有効期限が近づくたびに同じ作業が巡ってきます。名簿を確定し、データを渡し、できあがったカードを取得者へ届ける。この一連の負担がどれくらいになるかは、実のところ、最初にカードを作ったときの券面の組み立て方に左右されます。

この記事では、有効期限をどこに持たせるか、級や区分をどう見せるか、そして更新の年以外にも続く追加発行をどう回すかを解説します。

更新のたびの作業量は、初回の券面の作り方に縛られる

認定証・資格証のカードは、一度作って終わりになる制度のほうが少数派です。有効期限を設けていれば数年ごとに更新が巡ってきますし、期限がなくても合格者や修了者が出るたびに追加が発生します。初回に固めた券面の仕様が、その後ずっと発行のたびの手間として効いてきます。

特に影響が大きいのが次の2点です。

● 有効期限をどこに持たせるか ⋯ 券面に印字するかどうかで、更新のたびにカードを作り直すことになるかが変わります。

● 級や区分を、色で分けるか文字で示すか ⋯ 色で見分けさせるかどうかで、製作するデザインの数が変わります。

形式そのもの（紙の賞状にするか、カードにするか）や顔写真の要否については、別記事で扱っています。

参考：資格証・認定証の作成｜紙とカードの選び分け

有効期限をどこに持たせるか

有効期限の持たせ方には3つの選択肢があり、それぞれ更新のときに起きることが違います。

券面に期限を入れた時点で、更新はカードの作り直しとセットになります。 そのぶん提示を受けた相手がその場で有効かどうかを判断できるので、これは負担と引き換えに得られる機能だと考えてください。逆に、提示の場面が「本人が資格を持っていること」を示すだけで、有効性の確認は団体への照会や名簿の参照で行われるなら、券面に期限を入れない運用も成り立ちます。

ここで知っておいていただきたい仕様上の制約があります。氏名や番号のように文字情報を1枚ごとに変えるときは熱転写方式のバリアブル印字を使いますが、この方式で印字できる色は黒のみです。漢字も記号も入り、文字サイズやフォントは幅広く選べる一方で、期限だけを赤字にして目立たせるといったことはできません。期限を色で強調したいのであれば、全員共通の期限として共通デザイン側に刷り込む形になります。なお、顔写真のように色のついた情報を1枚ごとに変える方法は別にありますので、次の章で触れます。

参考：バリアブル印刷（可変印刷）とは？

級や区分を、色で分けるか文字で示すか

初級・中級・上級、あるいは第一種・第二種といった区分がある制度に限った話ですが、券面でその区分をどう見せるかによって、作るデザインの数が変わります。

色や地紋で級を見分けさせる場合、その色は共通デザイン側で刷ることになるため、級の数だけ別のデザインとして製作します。 級ごとに券面の色を変える作り方は実際にご依頼をいただいており、ひと目で区別がつくため、対面で提示する場面が多い制度には向いています。一方、券面のデザインは1種類にして、級名を氏名や認証番号と同じように印字してしまう作り方もあります。前述のとおり印字は黒一色になりますので、遠目に級を判別させたい場面には向きませんが、管理するデザインが1つで済みます。

どちらが向くかは、級を離れた位置から判別させる必要があるかどうかで分かれます。制度の級構成と、カードを提示する場面をお知らせいただければ、適した見せ方をご提案します。

顔写真のように色のついた情報を1枚ごとに変える必要がある場合は、前章の黒一色の印字とは別に、カード専用プリンタで券面を1枚ずつ出力する方式があります。級の表現とあわせて、何を可変にしたいかを整理しておくと、適した作り方が絞り込めます。

なお、既存の認定証と同じ色に合わせたいというご相談も多くいただきます。プラスチックカードは紙とは発色が異なるため、色の見え方については別記事で詳しく解説しています。

参考：カード印刷でイメージに近い色に仕上げるコツと注意点

発行が動くのは、更新の年だけではない

認定証・資格証の発行が動くのは、更新の年だけではありません。 数年に一度の一斉更新に意識が向きがちですが、実際にご相談をいただいていると、新しく合格した方や修了した方への発行が随時ありますし、紛失や破損による再発行も一定の頻度で発生します。更新の谷間にあたる年でも、発行そのものは止まっていないのが実情です。

この「常に少しずつ出続ける」性質に噛み合うのが、ベースカードを預けておく運用です。ベースカードとは、資格名・発行団体・ロゴといった全員共通の部分だけを印刷し、氏名や認証番号を入れていない状態のカードを指します。初回にまとまった枚数を作っておけば、追加のときは個別情報を印字するだけで発行できます。カードマーケットでは、このベースカードを前回のご発注から原則2年間、無料でお預かりしています。団体側で在庫として抱える必要がないため、保管場所や管理の手間が発生しません。

預ける場合にひとつ注意していただきたいのが、デザインを変更すると保管中のカードが使えなくなる点です。次の更新に合わせて券面を刷新する予定があるなら、その手前の発注でベースカードを多めに作らないほうが無駄が出ません。

まとまった枚数を作らずに、必要な分だけをその都度発行していく進め方もあります。合格者が数名だけという回でも発行できますし、100枚以下のご注文にも柔軟に対応していますので、少人数の制度だからカードにできないということはありません。制度の規模と発行のペースをお伝えいただければ、適した進め方をご提案します。

素材・厚み・加工の選択肢や、実際の製作事例は、資格証・認定証の用途ページにまとめています。

参考：資格証・認定証

スケジュールの起点は、納品日ではない

更新の時期が決まっている制度では、スケジュールを組む起点をどこに置くかで余裕がまったく変わります。

まず後ろ側です。期限が切れる日までに必要なのは「カードが取得者の手元に届いていること」であって、団体にカードが納品されることではありません。 認定証・資格証は、団体から取得者ひとりひとりへ郵送で届けるのが一般的です。この発送に必要な日数が抜け落ちていると、旧カードの期限切れと新カードの到着のあいだに空白が生まれます。社員証のように出社した社員へ手渡しできるものとは、ここが違います。

前側にも制約があります。名簿を確定できる日は、試験の合否確定や講習の修了認定といった制度側の日程に縛られていて、団体の都合で前倒しできません。名簿が固まってからデータを渡し、製造して検品する期間が必要になります。プラスチックカードは乾燥や冷却の工程を挟むため、一般的な印刷物より日数を見込んでおいてください。目安として、データをお渡しいただいてから共通部分を印刷したカードができるまでに約2週間、そこへ氏名や認証番号を印字する加工にさらに約1週間を見込んでください。ベースカードをお預かりしている場合は印刷の工程が不要になるため、印字加工の約1週間からが目安です。いずれも枚数や加工の内容、ご発注の時期によって前後しますし、仕上がりの色味を事前に確認するために本機校正を挟む場合は、この手前にさらに約2週間が加わります。

つまり、動かせない日程が前後に1つずつあり、そのあいだで製造の期間を確保する形になります。更新の規模が大きい年ほど、この見積もりを早めに立てておくと安全です。

FAQ：よくある質問

Q. 有効期限だけを変えて、前回と同じデザインで作り直せますか？

A. できます。共通デザインをそのまま使い、期限の印字内容だけを変える形で対応します。ベースカードをお預かりしている場合は、そこへ新しい期限を印字して発行できます。ただし期限を共通デザイン側に刷り込んでいる場合は、その部分を含めて刷り直すことになります。

Q. 級が上がった人には、新しいカードを出す必要がありますか？

A. 券面に級を表示している制度であれば、新しい級のカードを発行することになります。級ごとに券面の色を変えている場合は該当する級のデザインで、級名を印字で入れている場合は印字内容を変えて発行します。券面に級を出していない制度なら、カードの作り直しは発生しません。

Q. 合格者が1名だけの回でも発行できますか？

A. できます。ベースカードをお預かりしていれば、そこへ氏名と認証番号を印字して1枚から発行できます。お預かりがない場合も、カード専用プリンタで1枚ずつ出力する方法があります。合格者の人数は回によってばらつくものですので、1名の回と数十名の回が混在する前提でご相談ください。

Q. 級ごとに色を変えると、種類の数だけ別々に発注が必要ですか？

A. デザインは級の数だけ必要になりますが、発注をまとめていただくことはできます。複数のデザインをまとめてご相談いただけますので、級の構成と、それぞれのおおよその枚数をお知らせください。

Q. 券面に有効期限を入れずに運用しても問題ありませんか？

A. 制度の運用しだいです。提示を受けた相手がその場で有効性を判断する必要がなく、団体側の名簿で失効を管理できるなら、券面に期限を入れない構成は成り立ちます。この場合、更新のたびにカードを作り直す必要がなくなります。逆に、現場で係員が期限を目視で確認するような使われ方であれば、券面に入れておく必要があります。

まとめ

認定証・資格証のカードは、初回に固めた券面の仕様が、そのあと何年も発行のたびの手間として返ってきます。有効期限を券面に印字すれば更新のたびに作り直しが必要になり、名簿側で管理すればカードはそのまま使い続けられます。提示を受けた相手がその場で有効性を確かめる必要があるかどうかで選んでください。

級や区分を色で見分けさせる作り方は対面での判別に向きますが、級の数だけデザインを作ることになります。級名を印字で入れれば管理するデザインは1つで済みます。そして発行が動くのは更新の年だけではなく、新規の合格者と再発行で少しずつ続いていきます。だからこそ、共通部分だけを刷ったベースカードを預けておく運用が噛み合います。

更新の予定が見えてきたら、券面の仕様が固まる前の段階でご相談ください。決まってから相談いただくより、選べる進め方の幅が広がります。

プラスチックカードの製作はカードマーケット（カーディナル株式会社）へご相談ください

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カーディナル株式会社は、創業50年以上・国内自社工場を持つプラスチックカード製造の専門メーカーです。長年の経験と技術の積み重ねを背景に、取引社数7,000社以上の実績を持ち、会員証・診察券・社員証・イベントパスなど、あらゆる用途のカードに対応しています。「どんな仕様にすればいいかわからない」「更新のたびの手間を減らしたい」といったお悩みにも、専門スタッフが丁寧にご提案いたします。品質管理体制や製造工程については、【品質へのこだわり】のページで詳しくご紹介しています。

参考：カーディナルの品質へのこだわり